Le point de départ : un service client débordé
Studio Design est un studio de création graphique. Leur équipe, composée de 7 personnes, gérait en moyenne 40 à 60 demandes clients par semaine, essentiellement par e-mail.
Jusqu’ici, un membre de l’équipe était quasiment dédié au traitement des e-mails clients, y consacrant près de 70 % de son temps de travail, soit l’équivalent d’un poste à temps partiel entièrement absorbé par le SAV. À cela s’ajoutait environ 2h par jour partagées avec un chef de projet, qui intervenait en renfort sur les cas urgents ou sensibles.
> « On se retrouvait à copier-coller les mêmes phrases 10 fois par jour, à fouiller dans les projets, à reformuler des mails… C’était une perte de temps énorme. »
L’intervention d’Insidia : simplifier et automatiser
Nous avons identifié un levier clair : connecter leur CRM (Notion) à un système d’automatisation basé sur GPT 4o.
Voici ce que nous avons mis en place :
Détection automatique des messages entrants
- Chaque nouveau message client déclenche le scénario d’automatisation
- Le message est analysé et catégorisé automatiquement (type de demande, niveau d’urgence)
Tri instantané des e-mails
Détection automatique des messages entrants
- Chaque nouveau message client déclenche le scénario d’automatisation
- Le message est analysé et catégorisé automatiquement (type de demande, niveau d’urgence)
Tri instantané des e-mails
Détection automatique des messages entrants
- Chaque nouveau message client déclenche le scénario d’automatisation
- Le message est analysé et catégorisé automatiquement (type de demande, niveau d’urgence)
Tri instantané des e-mails
Détection automatique des messages entrants
- Chaque nouveau message client déclenche le scénario d’automatisation
- Le message est analysé et catégorisé automatiquement (type de demande, niveau d’urgence)
Tri instantané des e-mails
Génération de réponse personnalisée
- En fonction du type de message et du client, GPT génère une réponse complète
- Le ton est adapté à la charte éditoriale du studio (professionnel mais chaleureux)
- Les infos utiles (nom du client, référence du projet, date de livraison, etc.) sont récupérées automatiquement via une connexion API au CRM.
Ton adapté à chaque client
Génération de réponse personnalisée
- En fonction du type de message et du client, GPT génère une réponse complète
- Le ton est adapté à la charte éditoriale du studio (professionnel mais chaleureux)
- Les infos utiles (nom du client, référence du projet, date de livraison, etc.) sont récupérées automatiquement via une connexion API au CRM.
Ton adapté à chaque client
Génération de réponse personnalisée
- En fonction du type de message et du client, GPT génère une réponse complète
- Le ton est adapté à la charte éditoriale du studio (professionnel mais chaleureux)
- Les infos utiles (nom du client, référence du projet, date de livraison, etc.) sont récupérées automatiquement via une connexion API au CRM.
Ton adapté à chaque client
Génération de réponse personnalisée
- En fonction du type de message et du client, GPT génère une réponse complète
- Le ton est adapté à la charte éditoriale du studio (professionnel mais chaleureux)
- Les infos utiles (nom du client, référence du projet, date de livraison, etc.) sont récupérées automatiquement via une connexion API au CRM.
Ton adapté à chaque client
Validation ou envoi automatique
- Pour les cas simples (environ 60 %), la réponse est envoyée automatiquement
- Pour les cas sensibles, l’équipe reçoit la réponse pré-rédigée prête à être relue et validée
Moins de tâches manuelles
Workflow simplifié & fiable
Validation ou envoi automatique
- Pour les cas simples (environ 60 %), la réponse est envoyée automatiquement
- Pour les cas sensibles, l’équipe reçoit la réponse pré-rédigée prête à être relue et validée
Moins de tâches manuelles
Workflow simplifié & fiable
Validation ou envoi automatique
- Pour les cas simples (environ 60 %), la réponse est envoyée automatiquement
- Pour les cas sensibles, l’équipe reçoit la réponse pré-rédigée prête à être relue et validée
Moins de tâches manuelles
Workflow simplifié & fiable
Validation ou envoi automatique
- Pour les cas simples (environ 60 %), la réponse est envoyée automatiquement
- Pour les cas sensibles, l’équipe reçoit la réponse pré-rédigée prête à être relue et validée
Moins de tâches manuelles
Workflow simplifié & fiable
Les résultats (en 30 jours)
78%
des e-mails clients sont désormais traités sans intervention manuelle
25
heures de travail mensuel économisées
1200€
par mois d'économie estimée.
Concrètement, qu’est-ce que ça a changé pour l’équipe ?
Avant :
un collaborateur quasiment dédié au traitement des e-mails clients, et un chef de projet mobilisé quotidiennement sur environ une heure de rédaction de réponses
Une fatigue mentale liée à la gestion des urgences, aux oublis et au manque de standardisation
Après :
Le chef de projet peut consacrer ce temps à l’amélioration des process créatifs et au suivi client
L’autre membre de l’équipe s’est réorienté vers la production de contenus pour les réseaux sociaux, un levier jusqu’ici inexploité
Moins d’erreurs, moins d’oublis, plus de cohérence dans les réponses
> « On a gagné en temps, en clarté, et en qualité de service. Et en plus, les clients le remarquent. » — Clara, cheffe de projet chez Novæ
Conclusion
Cette automatisation ne remplace pas les humains : elle les libère.
Chez Insidia, c’est exactement ce qu’on cherche à créer : des systèmes intelligents, intégrés, qui laissent les équipes se concentrer sur ce qui a le plus de valeur. Et qui transforment les irritants quotidiens en opportunités de croissance.
